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08. Ago. 2017 9 dicas para reduzir rapidamente seus gastos com telecom

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9 dicas para reduzir rapidamente seus gastos com telecom

O controle de custos é um assunto que nunca sai da pauta dos gestores das empresas. Com o baixo crescimento da economia brasileira, acompanhar mais de perto esse fator se tornou ainda mais importante.

 

Um dos maiores custos hoje está relacionado com as telecomunicações. Mas como reduzir esses gastos rapidamente? É justamente sobre isso que conversaremos neste post. Veja a seguir algumas dicas que podem ajudar a reduzir custos sem prejudicar os resultados em telecom.

 

1. Faça auditoria das faturas das operadoras

Muitas vezes, operadoras costumam emitir faturas de telefonia com erros nos valores. Os serviços prestados também podem ser identificados de forma errada, com custos diferentes dos reais.

 

Fazendo a auditoria, ou seja, acompanhando minuciosamente as faturas, é possível perceber quando isso acontece. As empresas, inclusive, podem solicitar revisão dos preços às operadoras. E mais: por lei, podem recuperar valores de até três anos atrás.

 

O ideal é fazer o acompanhamento mês a mês, inclusive para identificar os valores errados antes do pagamento, pois a maioria das operadoras não faz o estorno e, sim, gera créditos para a fatura do mês seguinte.

 

2. Faça inventários periódicos para desativar linhas não utilizadas

O negócio vai crescendo, salas vão sendo abertas para acomodar novos colaboradores e, nesse período, são adquiridas novas linhas telefônicas. Da mesma forma, os contratados ganham novas linhas de celulares e, muitas vezes, as antigas linhas não são devidamente desativadas, ficando sem utilização.

 

Com inventários periódicos, é possível identificar linhas não utilizadas e solicitar seu desligamento junto às operadoras. Esses inventários são bem mais simples de serem feitos quando a empresa utiliza softwares de monitoramento e têm processos bem definidos de gestão de telecom.

 

3. Renegocie contratos com fornecedores

Se necessário, chame uma consultoria especializada para ajudá-lo a identificar tarifas melhores entre os fornecedores de serviços e sistemas de telecom. Essas empresas sabem exatamente se as tarifas estão dentro do que o mercado está praticando ou se há margem para negociações.

 

Identificadas as oportunidades, é possível chamar os fornecedores para uma conversa e solicitar uma renegociação. Com a concorrência entre as empresas, pode-se diminuir os gastos.

4. Melhore os processos internos

Fazer gestão de custos envolve diferentes setores, recursos e stakeholders da empresa. Por isso, é muito importante conhecer todos os processos implicados – da solicitação de um recurso até seu pagamento –, ou seja, todo o ciclo.

 

Melhorar esses processos pode trazer eficiência e reduzir custos, bem como aprimorar a produtividade das pessoas envolvidas. Para isso, integre sistemas e automatize os fluxos das atividades de telecom. Quanto mais ajustados estiverem os fluxos de trabalho e as ferramentas, melhor fica o gerenciamento e mais fácil fica identificar gargalos que estão escoando os recursos.

 

5. Faça o rateio dos custos por unidades de negócio

Outra excelente forma de diminuir os gastos é ratear os custos entre as áreas ou departamentos da empresa. Com isso, a gestão é descentralizada e todos os gestores passam a ter responsabilidade sobre o consumo de serviços de telecom. Assim, fica muito mais fácil cobrar economia e evitar desperdícios.

 

Criar metas de diminuir gastos, bem como definir orçamentos através de projeções e estudos também pode incentivar as áreas a reduzir os custos.

 

6. Considere implementar o BYOD na empresa

Vem ganhando força nos últimos anos o BYOD (do inglês Bring Your Own Device), que é a prática de permitir que os colaboradores tragam seus próprios dispositivos para, com eles, utilizar as soluções da empresa. Quando bem implementada – sobretudo com os devidos cuidados com a segurança da informação –, essa prática pode reduzir significativamente os custos com aquisição e manutenção de smartphones, por exemplo.

 

7. Fique atento ao co-billing e evite pagar pelo que não utiliza

A portabilidade trouxe às empresas a oportunidade de mudar de operadora de telefonia a qualquer momento, conforme as vantagens das negociações. No entanto, é preciso estar atento a um detalhe: o co-billing, ou seja, a permanência do código antigo da antiga operadora nos aparelhos dos colaboradores.

 

Isso implica em custos adicionais, muitas vezes por erros devido à complexidade dos sistemas de faturamento, contratos e até das soluções de relacionamento com clientes (CRM). Uma auditoria especializada pode identificar os gastos indevidos para cortá-los.

 

8. Regulamente o uso dos colaboradores

Se os colaboradores têm total acessibilidade aos serviços fornecidos pela operadora de telefonia, podem elevar os custos. Eles poderiam, por exemplo, utilizar o celular corporativo para enviar SMS a programas de TV ou fazer chamadas para serviços com custo por minuto (os famosos 0300). Bloquear esses recursos pode diminuir o valor das faturas individuais e somar um ganho significativo no todo.

Uma boa política de uso costuma ser suficiente, uma vez que os colaboradores se conscientizam de que há gastos envolvidos e também passam a utilizar os serviços de telecom de forma responsável.

 

9. Busque ajuda com um fornecedor especializado em serviços de telecom

Outra dica é buscar um fornecedor com serviços flexíveis e alta capacidade. As empresas mais modernas oferecem soluções de customização de sistema de dados, conexão, melhorias na velocidade e na segurança da informação, entre outros. Tudo isso com custos mais controláveis e previsíveis.

 

Procurando reduzir gastos em telecom? Que tal conhecer as soluções que a Vogel oferece nesta área? Entre em contato conosco.