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03. Abr. 2018 Telecom para eventos: o que analisar antes de contratar?

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Telecom para eventos: o que analisar antes de contratar?

A realização de eventos corporativos é algo extremamente sério. Quando uma empresa se dispõe a fazer palestras, workshops e apresentações de produtos, por exemplo, eles precisam ser bem planejados e estruturados, de forma que alcancem os objetivos esperados. E é preciso que os organizadores entendam que um serviço de telecom pode evitar uma série de imprevistos nessas situações.

Os eventos geralmente precisam de conexões à internet dedicadas e estáveis, para que possam ser realizadas videoconferências, transações bancárias, exibições de vídeos etc. Veja, neste post, o que analisar para contratar um ótimo serviço de telecom para os próximos eventos da sua empresa!

 

Saiba se existem contratos

Um evento corporativo possui um escopo muito bem definido de duração. Sendo assim, é mais interessante contar os recursos necessários apenas durante esse período — tudo isso com um contrato formal.

Um contrato protegerá as duas partes (a empresa que precisa dos serviços e o fornecedor que irá entregá-los), e nele serão definidos aspectos como:

  • Os produtos e serviços necessários;
  • O período de disponibilidade;
  • Os requisitos mais técnicos, como a velocidade e a tecnologia de conexão à internet;
  • A possibilidade de redundância de recursos.

Quando tudo está devidamente contratado, os realizadores do evento podem ficar mais seguros.

 

Avalie a demanda por internet

A maioria dos eventos precisará de conexão com a internet. Porém, cada atividade tem um perfil de uso diferente: existem eventos em que são realizadas videoconferências, por exemplo — o que demanda uma conexão dedicada somente a ela —, e há aqueles nos quais uma rede Wi-Fi deve ser disponibilizada para os participantes.

É importante avaliar a realidade do evento antes de contratar esse serviço. Além disso, é altamente recomendado buscar uma empresa que forneça esse serviço específico de telecom, pois elas têm experiência no ramo — o que facilita (e muito) o trabalho dos organizadores.

 

Estude o espaço do evento

O espaço onde o evento será realizado é extremamente importante. Os organizadores precisam se certificar de que os celulares e os aparelhos móveis funcionam perfeitamente no local e se existem conexões de dados que podem ser utilizadas, por exemplo, em máquinas de cartão de débito e crédito. Também é interessante planejar onde serão instalados, projetores, roteadores, cabos etc.

Se os organizadores não têm o conhecimento necessário para avaliar e definir tudo isso, é interessante negociar diretamente com os fornecedores de equipamentos, para que esses recursos sejam instalados e configurados da maneira correta.

 

Como escolher o fornecedor adequado

Além disso, é muito importante avaliar a capacidade do fornecedor que você contratará. Esses eventos podem durar apenas alguns dias e o tempo hábil para a contratação, montagem e instalação dos recursos geralmente é bem curto.

Existem casos em que a montagem precisa ser realizada fora do horário comercial, podendo ser feita até durante a madrugada. As empresas mais adequadas para esses serviços contam com profissionais qualificados e disponíveis, produtos à pronta entrega e bastante agilidade para fornecer os recursos com qualidade e em pouco tempo.

Existe também a possibilidade da disponibilização de profissionais qualificados para permanecerem durante o evento, a fim de prestar suporte técnico aos organizadores. Somente escolha um fornecedor que realmente suprirá as suas necessidades. 

É importante deixar claro que, quanto melhor for o planejamento e especificação dos recursos necessários no evento, melhores serão as condições durante a sua realização, principalmente no caso dos serviços de telecom, que são de extrema importância para o sucesso da atividade.

 

Agora que você já sabe o que analisar na hora de contratar o serviço de telecom para as atividades da sua empresa, aproveite para conhecer a solução da Vogel para eventos!