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17. Abr. 2018 Como garantir uma administração de projetos de TI eficiente?

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Como garantir uma administração de projetos de TI eficiente?

A gestão de projetos de TI é indispensável para empresas atingirem o sucesso de suas iniciativas. Ela permite que cada etapa seja executada com mais agilidade, menos erros e maior qualidade. Entretanto, várias empresas ainda falham na busca por uma gestão de sucesso.

Dentre as razões que podem afetar o sucesso de uma empresa, estão: líderes podem ter problemas para se comunicar, criando diferentes expectativas. Já as métricas e prazos podem ser mal projetados, tornando o time de profissionais menos eficiente.

Nesse cenário, os gestores de TI devem se preparar para que o menor número de problemas ocorra. Quer saber como isso é possível? Então leia o nosso texto de hoje e saiba como otimizar a sua gestão de projetos!

 

Principais desafios da gestão de TI

Muitas vezes, o desempenho de um projeto de TI é questionado por aqueles que estão envolvidos no planejamento e execução das atividades. Atrasos, estouros de orçamento e o não cumprimento de metas podem levar ao fim prematuro de várias iniciativas. Por isso, é importante que as organizações saibam quais são os principais desafios de um projeto de TI e como eles podem ser enfrentados.

Nesse cenário, o maior desafio que uma empresa poderá enfrentar é a falta de comunicação. Ela poderá desencadear uma série de outras situações em que a companhia lidará com um grande aumento na ineficiência do trabalho realizado, assim como a piora dos índices de qualidade. Cronogramas não serão cumpridos, os custos aumentarão além do previsto e a quantidade de erros será maior. Juntos, esses fatores levaram à degradação da eficiência do trabalho de todos, aumentando a possibilidade de a iniciativa fracassar.

 

Como tornar a administração de recursos computacionais mais eficiente

A maioria das iniciativas relacionadas à tecnologia empresarial são canceladas prematuramente. Seja por falta de planejamento, orientação ou expectativas não alinhadas, várias são as formas que podem diminuir a eficiência das atividades ligadas à TI dentro do ambiente corporativo. Para evitar esse tipo de situação, gestores podem investir em várias técnicas, das quais destacamos:

1 - Adote uma metodologia de desenvolvimento de acordo com o perfil da empresa

Empresas que trabalham com o desenvolvimento de software contam com várias metodologias disponíveis para a execução de suas atividades. A discussão de qual é a melhor para os projetos da companhia pode ser algo interminável. Nesse sentido, conhecer as características das principais metodologias utilizadas pelo mercado auxilia a companhia a identificar aquelas que são mais adequadas aos seus objetivos.

Além de entender como cada metodologia impacta no funcionamento da empresa, também é necessário compreender como a equipe e os clientes enxergam cada forma de trabalho. Saber quais são os objetivos do sistema, a importância da segurança, o tempo disponível para a criação da ferramenta e a capacidade de produção dos times de engenheiros de software também é essencial. Com esses dados em mãos, a empresa poderá criar um fluxo de trabalho capaz de entregar uma ferramenta eficiente e de alto desempenho.

2 - Tenha expectativas bem alinhadas

Os sistemas digitais e as novas formas de trabalho levaram a integração dentro do ambiente corporativo para novos níveis. Nesse sentido, gestores de TI precisam buscar formas de manter alinhadas as expectativas dos atores envolvidos nos projetos de TI.

Por meio de reuniões, conversas e outras ferramentas de diálogo, é possível garantir que todos estejam com as métricas e sintonia. Assim, conflitos e problemas podem ser evitados, aumentando a qualidade do trabalho do setor.

3 - Trabalhe com os pés no chão

Não ter o pleno conhecimento da capacidade da estrutura e dos colaboradores do setor de TI é uma falha grave de qualquer empresa. Quando gestores fecham o cronograma para as suas atividades, eles devem sempre levar em consideração esse detalhe — ele será fundamental na aprovação de deadlines realistas.

Se um time de TI recebe um trabalho para ser executado em um formato ou prazo que excede a sua capacidade, a tendência é que aumente o número de erros ao longo do projeto e o estresse dos funcionários. Por outro lado, a disponibilização de recursos em demasia pode causar um grande prejuízo orçamentário e o subaproveitamento de profissionais.

4 - Tenha uma boa comunicação

A comunicação é um dos pontos chaves para manter uma empresa funcionando corretamente. Em ambientes integrados, gestores de TI devem criar canais para aumentar o diálogo entre todos os setores da empresa. Em longo prazo, esse tipo de trabalho auxilia as empresas a conhecerem melhor suas falhas e as iniciativas de sucesso.

5 - Crie uma documentação

O fluxo de funcionários dentro das empresas pode ser caracterizado como dinâmico e fluído. Diante disso, não raro companhias perderem recursos ao investirem em longos treinamentos para funcionários que, poucos meses após a contratação, migram para a concorrência. A documentação de rotinas internas é uma das formas mais simples de diminuir esse tipo de situação e ainda tornar o departamento de TI mais eficiente.

Ao criar um catálogo de procedimentos, troubleshootings e políticas de segurança, a empresa facilita o trabalho de todos os profissionais de TI — o tempo necessário para a execução de rotinas comuns, assim como o gasto para atender às demandas de usuários, cai consideravelmente.

 

Investindo em uma governança de TI de qualidade

O sucesso de um projeto de TI depende, em grande parte, do comprometimento de todos. Metas, uma comunicação de qualidade e um bom planejamento são passos básicos para garantir que a empresa consiga atingir os seus objetivos.

A comunicação, por exemplo, auxilia na busca por expectativas mais realistas. Ela também diminui o nível de erros e facilita na troca de conhecimentos. Já os indicadores e metas são indispensáveis para quem pretende rastrear a eficiência das medidas adotadas na execução do projeto.

O planejamento será indispensável para o sucesso das iniciativas da empresa — ele auxiliará na resposta a mudanças, modificações de variáveis e resposta a problemas. Sem ele, o time terá dificuldades para entregar o que o cliente deseja e a possibilidade de acontecer problemas ao atender às expectativas de todos será maior.

Quanto mais madura uma empresa é em relação à sua gestão de TI, maior será a facilidade com que boas práticas, novas metodologias e rotinas poderão ser implementadas.

O gestor de TI deve sempre trabalhar em busca de bons resultados, conhecer os envolvidos nas atividades, compartilhar responsabilidades e saber como designar tarefas com qualidade. É importante que ele saiba ouvir e também avaliar o trabalho e a qualidade das medidas implementadas. Dessa forma, as suas atividades estarão em constante melhoria.