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26. Dez. 2017 Quatro dicas que vão aperfeiçoar sua gestão de TI

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Quatro dicas que vão aperfeiçoar sua gestão de TI

Coordenar as atividades de um setor de TI não é algo simples. Num mercado dinâmico, em que produtividade e eficiência são uma batalha diária, automatizar processos e simplificar a operação global da companhia são objetivos a serem alcançados. Muitas vezes, a gestão de TI envolve a gerência de outros recursos, provenientes de outros setores, o que aumenta ainda mais o desafio. 

Como veremos, adotar algumas atitudes podem fazer grande diferença no seu dia a dia. Pode parecer bobagem, mas até a escolha da metodologia de trabalho influencia o sucesso ou fracasso ao final do projeto. Para ajudá-lo, elaboramos uma lista com 4 dicas para aperfeiçoar sua gestão.

#1 Evite o Scope Creep (ou Projeto Frankenstein)

Todo gestor de projetos tem obrigação de saber da importância de um escopo viável, bem planejado e executável. Porém, na área de TI, é frequente que o cliente não tenha clareza no problema que precisa ser resolvido, gerando novas demandas ao longo da execução e projetos bem diferentes daquilo do escopo original. Esse é o chamado Projeto Frankenstein.

A dica para simplificar sua vida é estabelecer um escopo claro, preciso e com um aceite formal do cliente antes de seu início, prevendo quais problemas serão resolvidos e tornando-o ciente de que não serão aceitas mudanças no objetivo após o início do projeto.

#2 Adote uma única metodologia

Metodologia deve ser vista como casamento: vai acompanhá-lo por todo o projeto. Analise com qual método sua equipe é mais familiarizada, seja uma abordagem mais tradicional ou ágil, e siga com ela até a entrega final. Somente assim será possível garantir a padronização nas tarefas e decisões, de ponta a ponta.

#3 Gerencie as expectativas

Normalmente os projetos impactam diversos públicos, que provavelmente têm expectativas diferentes. Na área de TI, em especial, os projetos na maioria das vezes buscam otimizar o trabalho de outros setores, servindo como suporte ao fluxo de trabalho. É exatamente por isso que a gestão da expectativa é tão importante.

Imagine um setor que está migrando de um sistema autônomo, de prateleira, para o módulo do ERP que cumpre aquela função. Existe uma alta expectativa de que a mudança traga recursos novos, que não existiam no sistema autônomo. Talvez elas até venham num segundo momento, mas a implantação do ERP ainda está em andamento e, nesse estágio inicial, o módulo vai suprir as mesmas demandas do sistema autônomo, apenas integrando o funcionamento daquele setor no restante do ERP de forma automática.

Após a implantação, a equipe que tinha uma alta expectativa vai se frustrar, passando a atacar o sistema como algo ruim, pior que o anterior, que a mudança não era necessária para fazer só aquilo, prejudicando a operacionalização do recurso. Uma dor de cabeça que você não precisa ter. Além de estabelecer um diálogo constante, é preciso periodicamente alinhar as expectativas dos envolvidos, validando o escopo. Isso evita conflitos e otimiza o uso de recursos, inclusive, do tempo.

#4 Quem não se comunica se complica

Quase todos os projetos que fracassam têm a falha de comunicação como uma de suas causas. Coordenar os esforços de diversos perfis profissionais, cujo esforço atrapalha ou favorece o trabalho do outro, é um desafio por si só. Sem uma comunicação eficiente, a chance de que cada setor "puxe a brasa para sua sardinha" é alta, prejudicando o projeto como um todo.

Por exemplo: se envolve a construção física de uma nova sala, é preciso manter um diálogo constante com a equipe de construção. Por mais que os engenheiros e arquitetos estejam abertos à comunicação digital, por e-mail ou mensageiro, o mestre de obras que vai tocar o trabalho provavelmente não estará e precisará ser contatado por telefone. Na hora de decidir o trajeto de um cabo elétrico ou de dados, digamos, quando uma tubulação não puder passar onde deveria, ou o mestre vai decidir sozinho ou ligar para a pessoa que ele conhece na engenharia, deixando o setor de projetos sem ciência da mudança. De repente, um detalhe se tornou um problema. 

Agora é com você. Mãos à obra e muito sucesso nessa empreitada diária da sua empresa!