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20. Jun. 2018 Quatro segredos da parceria entre TI e comunicação

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Quatro segredos da parceria entre TI e comunicação

A principal missão da informação é alcançar a todos. Mas para cumprir este papel, ela precisa de um veículo que a conduza até o seu destino: os meios de comunicação, como telefone, internet, jornal, televisão, rádio, etc. Para que estes veículos estejam disponíveis e alcancem os resultados esperados, é preciso lançar mão de diversas tecnologias que, combinadas, permitem o acesso à informação. Neste momento, TI e comunicação são fundamentais.

Tecnologia é tudo aquilo que aperfeiçoa as experiências de vida do ser humano, causando a solução de um problema ou trazendo algum tipo de evolução, melhoria ou simplificação. Quando se conjuga a tecnologia da informação com as telecomunicações, temos a Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC). Com esta tecnologia é possível coletar, tratar, transmitir e comunicar.

O mundo vivenciou as eras agrícola e industrial e, no momento, está vivenciando a era da informação, em plena transição para a era da sustentabilidade. Segundo Alvin Toffler, em seu livro best-seller A Terceira Onda, na era da informação os capitais essenciais para o sucesso de uma empresa seriam: a mente, a informação, o conhecimento e a alta tecnologia. Tudo isso combinado é o que traz progresso e bons resultados.

Gerenciar todos estes aspectos é um desafio contínuo — por exemplo, nas corporações modernas, parte desta gestão está nas mãos dos profissionais da área de TI. Esta equipe é que orienta a aquisição e garante o funcionamento das tecnologias de informação e comunicação necessárias para o bom andamento das atividades da empresa.

Neste post, abordaremos os principais mecanismos que podem ser trabalhados para tornar mais evidente e efetiva a parceria entre TI e comunicação, que nem sempre se mostra de maneira clara. Confira:

 

1 - Evolução Tecnológica

Os olhos da equipe de TI brilham cada vez que se deparam com novas tecnologias. Eles têm que acompanhar, continuamente, as inovações que transformaram o ambiente tecnológico da empresa. Essas mudanças requerem habilidades de comunicação desta equipe, para demonstrar à alta direção as vantagens e o custo-benefício de novas aquisições. Se a comunicação não for eficaz, a consequência será a obsolescência dos recursos de TIC da organização, comprometendo os seus resultados.

 

2 - Tecnologia e Conhecimento

A gestão do conhecimento, hoje tão valorizada, necessita diretamente dos recursos de TI para o registro, armazenagem e disponibilização de informação para os interessados. Nos treinamentos in company, nos quais busca-se divulgar e gerar conhecimento, os recursos de TIC são largamente utilizados para elaboração e apresentação de slides, relatórios, gráficos, vídeos e outros recursos pedagógicos.

 

Recursos de TI, como sites de internet e intranet, e os recursos de telecomunicação, como telefone e link de internet, são os meios que a empresa tem para fazer fluir informação, desta forma garantindo que o acesso a estes recursos gere conhecimento e valor.

Cabe ao trabalho em conjunto das equipes de Marketing e desenvolvedores WEB, com apoio de TI, maior visibilidade a estes, tornando-os visualmente mais atrativos. No caso de sites de internet, intranet e blogs, a colocação de pop-ups, alertas visuais, feeds de notícias, landing pages e outros recursos que tornam o conteúdo mais dinâmico e constantemente renovado. Vale lembrar que o conteúdo obsoleto deve sempre ser removido destes canais de comunicação empresarial. A newsletter, por sua vez, pode ser utilizada para divulgar novidades dos sites.

A TI também colabora com o fluxo de conhecimento, ensinando os usuários a utilizar os recursos de TIC disponíveis, assim como também prestam o suporte necessário para que todos possam desfrutar os benefícios proporcionados. É assim que se conscientiza os usuários sobre a disponibilidade de toda esta fonte de informações.

 

3 - TI e Comunicação no Envolvimento de Pessoas

Uma comunicação só se estabelece quando temos, pelo menos, um emissor e um receptor — e o envolvimento das pessoas só acontece quando elas entendem as informações comunicadas. Diariamente, a TI emite comunicações em forma de políticas, instruções de uso de equipamentos, guias de boas práticas, divulgação de novas tecnologias, mas se depara com pessoas que não tem acesso a todos esses dados.

Para reverter este quadro, a equipe de TI deve fazer palestras periódicas para seus clientes internos, divulgando seus serviços e esclarecendo os canais de comunicação que estão abertos para solicitá-los. Além disso, a TI deve lançar mão destes mesmos canais para veicular as informações que precisa que todos conheçam. Quanto mais a TI se comunicar com seu público, mais próxima e harmonizada será esta relação.

Uma das formas mais eficazes de aproximação entre as pessoas é perguntando sua opinião e ouvindo-a – e para isso, a TI pode utilizar pesquisas e enquetes online. Munido das informações resultantes, poderá fazer melhorias no atendimento e/ou proporcionar treinamentos para os colaboradores internos ou elaborar um FAQ (perguntas frequentes com suas respostas) para consulta online, por exemplo.

 

4 - Rede de Informática

Uma das principais incumbências de TI é construir uma rede de computadores em locais próximos e remotos, que possibilite a transmissão de informações e a comunicação entre pessoas da matriz e das filiais e a sua interação com fornecedores e clientes externos, sem que haja interrupções que prejudiquem as vendas, atrapalhem transações necessárias ou provoquem insatisfações nos usuários.

Neste processo, o gerenciamento do trafego de dados garante que as informações circulem, cheguem aos seus destinatários ou sejam armazenadas em segurança. Lembrando que a segurança da informação tem cinco dimensões: integridade, disponibilidade, não repúdio, autenticidade e confidencialidade.

Para preservar a segurança da informação e formar um arcabouço de conhecimento na organização, a equipe de TI tem que lançar mão de ferramentas de proteção física — restrições de acesso, blindagens, redundâncias de máquinas e sistemas, etc. — e proteção lógica — firewalls, biometria, protocolos, gateways, testes de validação de entrada de dados, backups, etc.