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22. Mai. 2018 Raio X: Como o serviço de Telecom pode impactar sua empresa

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Raio X: Como o serviço de Telecom pode impactar sua empresa

O impacto na contratação e uso de serviços de telecomunicações — normalmente materializados na telefonia fixa e móvel e na comunicação de dados — é o típico problema que parece monstruoso à primeira vista, mas depois de fatiado em pedaços menores se mostra incrivelmente simples.

Os gerentes e profissionais responsáveis pela telecom têm variados graus de participação nas decisões sobre política e compra de equipamentos, portanto nem sempre podem explorar ao máximo as melhorias e vantagens que poderiam promover agindo a partir de uma visão unificada das comunicações de voz e dados da empresa.

A intenção deste artigo é fornecer uma referência de um ponto de vista mais alto, dividido em suas partes mais relevantes. Assim, gestores e executores podem refletir e colaborar melhor no tratamento dessa área vital.

 

Fatiando o elefante

Não seja tímido se tiver que abordar de frente a questão das telecomunicações na sua empresa, abrace o problema sem deixar nada de fora. Mas trate das diferentes partes como um pai trata os seus filhos, que trata a todos de forma igual, tratando cada um de maneira personalizada. Sim, comunicações de dados, telefonia móvel e fixa são todos da mesma "pasta", e vão exigir posturas distintas na sua gestão, principalmente se sua empresa tem vários prestadores de serviço diferentes.

A melhor maneira de "fatiar o elefante" em pedaços que sejam fáceis de tratar é criar e manter um inventário de seus equipamentos e serviços, que seja de fácil acesso para todos os tomadores de decisão. Poucas coisas são piores do que ser pego de surpresa por uma cláusula de contrato ou por uma vantagem que você deixou de aproveitar porque informações contratuais não estavam claras ou facilmente disponíveis. Um inventário centralizado ainda apresenta a vantagem secundária de ser delegável a um colaborador, ou fácil de auditar caso você seja o gestor. É a partir dele que a empresa vai poder desenhar os processos de gestão de equipamentos, políticas de uso, auditoria de contas e eficácia operacional (a razão entre valor dispendido e o retorno gerado dentro de uma atividade ou setor).

 

Telecom e a redução de custos

O corte de custos é o objetivo mais procurado na área de telecom e em qualquer área de uma empresa. Em tempos de dificuldade, obter mais retorno de recursos já existentes não é só uma questão de saúde financeira da empresa e de visibilidade do gestor que consegue fazer isso. É uma questão de sobrevivência. Só esteja alerta para o ponto de equilíbrio entre o tempo dispendido controlando gastos e a economia obtida a partir deste esforço.

Conforme o tamanho da sua empresa, tentar fazer isto manualmente será literalmente inviável. Por exemplo, na auditoria e contestação de contas telefônicas, que infelizmente tendem a ser apresentadas frequentemente com cobranças indevidas. A política da empresa quanto ao uso dos telefones fixo e celulares pode caber numa única folha de papel, mas os registros efetivos de uso vão conter centenas e centenas de linhas. Hoje em dia já existem soluções integradas de Telecom Expenses Management — TEM, que pode ser traduzido como "Gerenciamento de Gastos com Telecomunicações"; soluções que vão permitir a gestão destas informações e a emissão de relatórios gerenciais com muito mais facilidade. Com a ajuda de um bom consultor, pode-se descobrir relativamente rápido quanto se pode economizar potencialmente, e o mais comum é que a economia gerada supere em muito os investimentos no gerenciamento automatizado.

 

Vantagens menos óbvias

Os benefícios do telecom bem planejado e bem gerenciado carrega impactos menos óbvios do que o custo. A possibilidade de fazer DDR, eliminando a necessidade de uma telefonista e aumentando a disponibilidade dos colaboradores que precisam atender ao telefone, está disponível em pequenas centrais telefônicas de custo acessível até mesmo por pequenos negócios, assim como poder organizar reuniões via telefone ou vídeo chamada certamente economizam tempo e potencializam a rapidez de resposta da sua equipe.

Alguns destes itens carregam economias óbvias, mas alguns pontos vão ser mais fáceis de medir a partir da satisfação do seu cliente. Se sua empresa tira proveito da agilidade de uma boa estrutura de telecomunicações para resolver problemas, ou entregar valor na metade do tempo que sua concorrência, nem precisamos dizer de quem o seu cliente irá lembrar primeiro.

 

Não deixe a peteca cair

Os itens que abordamos, quando bem geridos, podem se tornar poderosas vantagens para sua empresa, com grande impacto positivo. Mas praticamente todos podem ter impactos negativos se ignorados ou mal gerenciados. Escolha carinhosamente os responsáveis por seus contratos, equipamentos, revisão das contas e manutenção dos processos. Fique atento para a oportunidade de encontrar um parceiro que possa oferecer um pacote de serviços. Numa boa negociação com um fornecedor de serviços unificados, seus ganhos podem ser ainda maiores. Você pode lidar com estes assuntos de forma harmônica e coordenada. Falhar nesta tarefa pode fazer com que os gastos subam sem razão aparente e as reclamações de clientes e colaboradores começarem a aumentar de volume.

Na dúvida, busque os serviços de um consultor especializado.

 

Nós sabemos que você sabe. Mas o que tem sido feito realmente?

Focalize sua atenção nas ações efetivas se você pretende ter controle sobre o impacto da telecom em sua empresa. Que ação foi realmente tomada no sentido de otimizar os serviços ou cortar custos? Que processos foram colocados em funcionamento ou melhorados para verificar o resultado das ações. Nem o melhor dos inventários nem o mais completo dos relatórios vale muita coisa se não houver ações efetivas tomadas a partir dos dados.

O universo operacional, mesmo em empresas que não sejam exatamente de grande porte, pode ser bastante absorvente e consumidor de tempo. Você conhece melhor do que ninguém o seu ambiente de trabalho, então use este conhecimento para ser parcimonioso na coleta e consumo das informações, mas generoso na tomada de ações que vão gerar resultados positivos.

Um bom gestor conhece seu território: cuidar da equipe, chamar a responsabilidade para si, estar sempre informado do essencial, apresentar relatórios e buscar melhoria constante com base nestas informações. De forma integrada (com um TEM, por exemplo) ou de forma distribuída (através de uma equipe com autonomia), ele está ciente dos impactos positivos e negativos, e sempre guia o barco na direção mais vantajosa.